【はじめての内容証明】法律の専門家に内容証明とは何かを聞いてみた。作成、送付、依頼の仕方とは？

2021年7月13日 2022年9月13日

編集部

みなさん、こんにちは！
フリーライターの武田あかりです。

今回は、依頼で内容証明について記事を書くことになりました。

私は、内容証明という言葉も聞いたことがなかったので、法律の専門家である岡崎先生に沢山質問させていただきました。

今まで内容証明という言葉を聞いたことが無い方でも、簡単に理解できるように初歩的なことから、実際の作成、送付方法までお伺いしました。

岡崎先生、今回はお忙しいところお時間ありがとうございます。
初歩的な質問ばかりするかと思いますが、どうぞよろしくお願いいたします。

この記事の監修者

■行政書士岡崎正朗事務所
代表行政書士　岡崎正朗
相続、遺言作成業務をメインとしながら権利義務にかかる内容証明作成業務、各種許認可書類作成業務、公的融資に必要な事業計画書作成等幅広い業務に携わる。長年の営業経験を生かして依頼者の目線に立ったわかりやすい説明に定評。

この記事のインタビュアー

■フリーライター
武田あかり
エンタメから行政まで幅広く活動するフリーライター。
趣味はサウナとスノーボード。

1. そもそも、内容証明って何ですか？

武田

岡崎先生、そもそも内容証明とはどのようなものでしょうか？

岡崎先生

内容証明郵便とは、すこし特殊な郵便です。どのような内容が書かれているか、また相手がいつ受け取ったかを日本郵便が証明してくれる郵便です。

岡崎先生

普通の郵便の場合、例えば友達にハガキや手紙を送ってもどのような内容が書かれているかなんて誰も証明してくれないですよね。

武田

はい、それで全然問題ないですもんね。送った内容を証明してくれる必要なんてあるのですか？

岡崎先生

ただの手紙ならそれで問題ないですが、重要な手紙、例えば借金の返済などを請求する手紙だと問題が発生することがあります。

武田

なるほど、どんな問題ですか？

岡崎先生

例えば、武田さんが友人に１００万円を貸していたとしましょう。
しかし、返済日が過ぎても相手がお金を返してくれない時に、借金を返済するように催促する手紙を書いたとします。

武田

そんな大金だれにも貸したことないのに少しドキドキしてきました（笑）

岡崎先生

その友人が武田さんの催促の手紙を受け取ったあとに、

「手紙には借金を返済してほしいなどと書かれていなかった」

と友人が言い出した場合武田さんならどうしますか？

武田

それは、相手は嘘をついているに決まっているので、嘘だと主張します。

岡崎先生

どのように証明しますか？

武田

えーと、どうやったら、そんなこと書いてなかったって主張できるだろう。。。難しいですね。

岡崎先生

そうなんです。普通の手紙だと、書かれている内容について相手と齟齬が発生する可能性があるのです。
そのような時に使えるのが、内容証明郵便です。

岡崎先生

内容証明では、相手に手紙を送る際に全く同じ内容の手紙を3通用意します。
1枚目は相手に送り、2枚目は自分で保管し、3枚目は郵便局が保管してくれます。
これにより、相手が手紙にそんなことは書いてなかったと主張してきても、郵便局と自分で1通保管しているので相手が嘘をついていると証明できます。

武田

なるほど！確かにこれで相手との不毛な争いは防げますね。

岡崎先生

また、内容証明では、相手が

「そんな手紙をそもそも受け取っていない」

と主張することを防ぐために、配達証明を内容証明と一緒につけることが一般的です。

武田

配達証明ですか？聞いたことないです。。

岡崎先生

配達証明は、誰がいつ手紙を受け取ったかを証明するサービスです。内容証明＋配達証明で誰が、いつ、どのような内容の文書を受け取ったかが証明できることになります。

武田

なるほど。これで、内容証明郵便を受けとった相手は言い訳できなくなりますね。

岡崎先生

そうです。内容証明郵便はどのような内容の文章を、いつ相手が受け取ったかを証明できるというのが特徴の郵便なのです。

2. 具体的にどのような時に使うのですか？

武田

内容証明がどういうものかというのは何となく分かったのですが、具体的にはどのようなシーンで使われますか？
トラブルが発生した時に相手から送られてくるという怖いイメージがあるのですが。

岡崎先生

使われるシーンはとても多岐にわたりますが、武田さんがおっしゃったようにトラブル発生時に使用するのが圧倒的に多いですね。

岡崎先生

例えば、貸金の返済請求、売掛金の支払請求、滞納家賃の支払催促、クーリングオフ、不倫相手への慰謝料請求や、最近では退職届を内容証明で出す場合も多いですね。

武田

かなり幅広い場面で使えるのですね。どんなトラブルにも内容証明は使えるのですか？

岡崎先生

はい、基本的にはどのようなトラブルにも使用できます。
どのような内容が記載された郵便を、いつ相手が受け取ったかを証明すること以外は他の手紙と変わらないので、内容にかかわらず送ることができます。
ですので、トラブル以外にも使用したければ使用できます。

武田

それでは極端な話、友達に最近あった世間話を内容証明に書いて送ることもできるのですか？

岡崎先生

はい、問題ありません。
しかし、受け取る相手は何が書かれているか見るまでは少し驚くでしょうね。
先ほど言ったように、トラブル解消手段として使われることが圧倒的に多いので、内容証明を受取った相手はプレッシャーを感じるでしょうね。

岡崎先生

通常、相手と話し合いをしても解決に至らず、裁判に至る前に最後通告的に

「誠実に対応いただけない場合は裁判も辞しません」

といった文面をいれて使用することが多いため、世間的には内容証明と聞くと不安に思うかたも多いですね。

武田

なるほど、内容証明が来ただけで相手は心理的な重圧を感じますね。

岡崎先生

そうですね。しかし注意しなければいけないのは、内容証明に記載している内容が法的に認められるということではないということです。

武田

それはどういうことですか？

岡崎先生

例えば、先ほどの例で武田さんが友人に

「私は100万円を貸し、未だに1円も返済されていません。早急に返済してください。」

という内容証明郵便を送った場合で考えてみましょう。

岡崎先生

日本郵便は、文面にそのような文章が記載されたことは証明してくれますが、その内容が正しいか自体を判断する立場にはないということです。

武田

どういうことでしょうか？まだ少しわかりません。

岡崎先生

例えば、先ほどの文章の中で武田さんは

「まだ1円も返済されていません」

と記載していますが、実際には半分の50万円は友人が武田さんに返済しているにも関わらず、武田さんは返済されていないと主張しているかもしれません。

武田

私はそんなことしませんよ！

岡崎先生

例えばの話なので安心してください。
内容証明の文章に記載されていることが本当かどうかは当事者間しか知りえないことであり、日本郵便も武田さんが既に50万円を受け取っているかどうかはもちろんわかりません。
ですので、記載されている内容自体が法的に正しいかということは証明されるわけではないということです。

武田

なるほど。あくまで、書かれている内容自体は証明されるけど、書かれている内容が真実かどうかが法的に証明されることはないということですね。

岡崎先生

その通りです。

3. どうやって書けばいい？そもそも自分で書ける？

武田

どのような時に使用するかは大体理解できました。いざ相手に内容証明を送ろうと思った時はそもそも自分で書けるものなのですか？

岡崎先生

もちろん、自分で書くことはできます。
自分で書く際のメリットは、なんといっても費用がかからないことです。弁護士や行政書士などに依頼して作成する場合には数万円単位の費用がかかります。
しかし、自分で作成すると郵便代の実費程度しかかかりません。

武田

なるほど。ほとんどの人は作成したことないと思いますし、法律の知識もないので不安ですよね。
私もまったく自分で作成できる気がしません（笑）

岡崎先生

そうですね、費用が掛かっても問題がない人は弁護士、司法書士、行政書士などの法律の専門家に依頼するのが良いでしょう。
専門家に依頼するメリットとしては、法律や契約書を確認した上で作成してくれるため、相手の行動が○○法の〇〇条に違反しているといったことや、契約書の〇条に違反しているなど法的な根拠をしっかりと示して書くことができます。
これは、法律の知識がないと難しいですよね。

武田

確かに法律自体どうやって調べたらいいかもわかないし、自分では不安がありますね。

岡崎先生

また、経験豊富な専門家だと、依頼者が目指す解決方法に導くために、文面の強弱を考えて作成してくれます。

武田

どういうことですか？

岡崎先生

たとえば、依頼者はあくまで裁判など大ごとにはしたくなく、相手との対話によって問題を解決したいと思っている時に、強い表現や高圧的な内容証明を送ると、相手を怒らせてしまうことが考えられますよね。

岡崎先生

そうなると、開き直ってしまったり、音信不通になってしまい依頼者の望む解決は難しくなります。
そのようなことが起きないように、経験豊富な担当者は、状況に応じて適切な強弱で文面を作成します。

武田

そうなんですね。
当事者だとどうしても、広い視野で物事を見れなくなりますが、第三者の立場で一歩引いて作成してくれるのは良いですね。

岡崎先生

その通りですね。一歩引いた客観的な立場から最適な解決策を提示できるのは専門家の大きな強みです。
また、弁護士や行政書士の名義で内容証明を送ると、相手も事態の深刻さを理解し解決に向かって動くことがあります。

武田

確かに、弁護士から内容証明が届くと、相手はこちらが本気だということがわかって誠実に対応しようと思いますね。

4. どこから送ればいい？郵便局？インターネット？

武田

実際に送るときは、郵便局に行けば送ることができるのですか？

岡崎先生

まず、内容証明を出す方法には２つあります。1つ目が、郵便局の窓口に行って送る方法、2つ目はインターネットから送るe内容証明という方法です。

武田

インターネットからも送れるのは便利ですね！

岡崎先生

郵便局とe内容証明ではそれぞれにメリットとデメリットがあります。

岡崎先生

郵便局のメリットは、インターネットに不慣れな人でも窓口から送ることができます。

岡崎先生

デメリットとしては、書式が細かくきまっており、一行に書くことのできる文字数や、使用できる文字など決まっているので書く際には注意して作成しなければいけません。

また、郵便局にもっていく際には自分で3通同じ本文を用意する必要があり手間もかかります。

岡崎先生

あと注意点としては、すべての郵便局が内容証明郵便の業務を受け付けているわけではないので、対応している郵便局を事前に調べてから行く必要があります。

武田

なるほど。

岡崎先生

インターネットから送るe内容証明の最大のメリットは、わざわざ郵便局に行かずに家から送れることです。
日本郵便のホームページで配布されているワードのテンプレートで書けば書式を気にする必要もありません。
また、ワードファイルでe内容証明に入稿したあとは、日本郵便が自動で印刷し封筒に入れて送ってくれるのでわざわざ便箋や封筒を用意する必要もありません。

岡崎先生

デメリットとしては、e内容証明に最初にユーザー登録が必要です。また、ウェブサイトの使い勝手もあまりよくないので、慣れるまでは使いにくく感じるかもしれません。支払いはクレジットカードの支払いのみとなります。
パソコンはWindowsのみに対応しており、Macをお使いのかたは使用できない可能性もあるので注意が必要です。

武田

なるほど。ウェブサイトなどに慣れている人は、e内容証明でもいいかもしれませんね。

武田

用紙やフォーマットに指定などはあるんですか？

岡崎先生

郵便局から送る際の用紙に指定はありません。
ノートや便箋など何に書いても問題ありません。
また、手書きでも、ワードファイルなどで書いて印刷したものでも問題ありません。

岡崎先生

文字数は、縦書きの場合は1行20字以内・1枚26行以内で書く必要があります。
また、本文内に謄本への差出人及び受取人の住所氏名の記載等を記載することも必要です。

詳細は、日本郵便のホームページに記載されているので書く際には確認するようにしてください。

武田

e証明の方はどうでしょうか？

岡崎先生

e内容証明から送る際は、ワードファイルで入稿する必要があります。ワードファイルは公式のテンプレートが配布されているので、それを使うのが一番確実です。
テンプレートに従って書いている限り文字数や書式などを気にする必要はないですね。

岡崎先生

完成したら、e内容証明の新規登録画面でユーザー登録をします。
そのあとは入稿して、差出人や受取人の住所を入力して送付します。
送付したあとは、1通が自分の家に送付され、1通が相手の家に送付されます。
このような見た目の内容証明が送付されます。

5. 自分の住所を知られたくないときは？

武田

送り方についてはよくわかりましたが、差出人の住所は書かないといけないのですね。自分の住所を知られてしまうのは少し抵抗があります。

岡崎先生

そうですね。ストーカーや暴力事件など、トラブルの種類によっては自分の住所が相手に知られることで危害が及ぶ可能性もあります。

岡崎先生

そのような時に考えられる手段としては、専門家に依頼する場合は、専門家の法律事務所の住所をから送ってもらう方法があります。
そうすることで、事務所の住所を介してやり取りを行うことになるため、直接自分の家に相手がくるということもないですね。
しかし、すべての法律事務所がこちらの方法に対応しているわけではないので、注意が必要です。

6. いざ送ったあとは

武田

いざ送付した後はどうすればいいのでしょうか？

岡崎先生

送付した後は、配達証明の結果を待ちましょう。

武田

配達証明とは、相手がいつ受け取ったか証明してくれるものでしたね。

岡崎先生

そうです。相手が受け取ると配達証明が郵便で届くため、相手が受け取った証拠として保管しておきましょう。

武田

もし、相手が受け取らなかった場合はどうなるのですか？

岡崎先生

7日間以内に受取人に配達できない場合は、差出人に返送されます。それで相手が受け取らなかったことがわかります。

武田

受け取らなかった際はどのような行動をとるべきでしょうか？

岡崎先生

相手が意図的に受け取らなかったわけではなく、留守にして受け取れなかった場合もあるため、再度送付するのも方法です。
相手が意図的に受け取りを拒否している場合には、弁護士や行政書士などの名義で送ると相手も拒否していてはまずいと思い受け取る場合もあります。

岡崎先生

それでも、受けらない場合は内容証明という手段は諦めて、普通郵便で送ったり、電話やLINEなど相手と連絡とれる手段で進めていくしかありません。
それでも進まない場合は裁判などの手段に頼るしかありませんね。

7. どうやって法律の専門家を選べばいいの？

武田

なるほど。わかりました。法律の専門家に作成を依頼したい場合どのように探せばいいですか？
知り合いに頼めるような人もいなくて、どうすればよいか分からなくて。

岡崎先生

一番良いのは、信頼できる知り合いの法律の専門家にお願いすることですね。
しかし、武田さんのように知り合いにいない方がほとんどだと思います。
その時は、弁護士ドットコムさんからも探すのも一つの手ですね。

しかし、内容証明だけとりあえず送りたいという時には、弁護士が案件を受けてくれるかはわかりません。内容証明単体だとあまり大きな収入にならないのが理由です。

武田

それは悲しいですね

岡崎先生

そういう時は、内容証明オンラインという内容証明の作成に特化したウェブサイトで作成を依頼するという方法があります。ここは、内容証明専門なので断られることはないでしょう。

武田

おお、そんな専門サイトがあるんですね。

岡崎先生

はい、このサイトではフォームに作成したい内容証明の簡単な概要を記入したあとは、経験が豊富な行政書士が電話でヒアリングを行い、１つずつ丁寧に作成してくれます。
内容証明に特化したサイトのため、安心して作成できます。

岡崎先生

作成時には法的な根拠を示し、本文の強弱なども調整して作成してくれます。
また、面倒な送付作業も依頼者に代わっておこなってくれますし、相手に住所を知られたくない場合はこちらのサイトの東京都港区の住所から送付ができます。

武田

なるほど。自分で一から作成することを考えると安心ですね。しかし、値段が結構高そうですね。。