出勤停止処分を内容証明で行う方法。また、書く時のポイント！

2019年1月16日 2022年9月17日

編集部

出勤停止処分をする際に、内容証明は有効か？

一般的な会社の従業員に対する処分では、

戒告（譴責）→出勤停止→減給→論旨解雇→懲戒解雇

の順番で処分が重くなるのが一般的です。

ご覧いただくとおり、出勤停止はこの中でも戒告のレベルの処分となります。一般的には、出勤停止中は給与が支払われないことが多く、従業員にとっては十分に重い処分になります。慎重に行わなければ労働基準法などに抵触する恐れもあり、労働審判や裁判などで無効を主張される可能性もあります。揉めることなく慎重に進めるためにも、内容証明を使い出勤停止処分を通知するのが有効な手段となります。

そもそも内容証明郵便とは？

内容証明郵便とは、

郵便の一種であり、いつ送付し、どのような内容が記載されており、相手が受取ったことを日本郵便が証明してくれるという点が他の郵便と大きな違う点になります。

他の郵便と同様に法的な効力はない郵便ですが、内容証明を利用することで、

「郵便を受け取った」とか「受け取っていない」とか

「受け取った郵便にはそんなことは書かれていなかった」

など根本的なところで争いになることを防ぎ、しっかりと相手に通知したことを証明できます。

内容証明を使うメリットは？

出勤していなくても伝えることができる

まず、該当する従業員は自宅で待機しており出勤していないので、会社で通知書を手渡しして署名をしてもらうことができません。内容証明郵便であれば郵送で直接に当該従業員の住所宛に送ることができるので出勤していなくても伝えることができます。

通知したことを証明できる

また、上記でも述べた出勤停止処分をした旨を、郵便局が証明してくれるため、通知書がしっかりと相手の手に渡り通知できたということが証明できるという点で大きなメリットになります。

そもそも、通知書を受けた受けていないという根本的なところで争いなることを防ぐことができます。

真剣さを伝えることができる

次に大きいのは、内容証明というフォーマルな形式で伝えることで相手に対して真剣さを伝えることができます。普通の人は、内容証明を人生で受け取ることなどほとんどないため、このような特殊な郵便が届いた時点でことの重大さを伝えることができます。また、内容証明は裁判になる前に相手との紛争を解決する手段として使われることが多く、内容証明を受けとった側に会社は真剣に重大な事として対応しているということを伝えることができます。

裁判のときに証拠として使用できる

最後のメリットとして、従業員との間で万が一将来裁判になった際に、証拠として利用できることです。裁判の論点の中では、「従業員に規則違反を従業員に適切に通知はされたのか」が一つの論点になりますが、それを証明する手段として有効です。

内容証明を書く際に気をつけるべきポイントは？

内容証明郵便を書く際に、ポイントが何点かありますので抑えておくと良いでしょう。

該当する就業規則を記載

まずは、今回出勤停止に該当する理由になった就業規則をしっかりと述べます。

就業規則の内容までは書く必要はありますせんが、「就業規則第３条により貴殿を出勤停止処分に付することを通知いたします。」のように該当する就業規則を明示することが大切です。というのも、原則として就業規則で定められた事象に対してしか出勤停止処分をするのはできないからです。

処分になった理由を述べる

次に、処分につながる客観的な事実を述べます。例えば、「貴殿は、令和４年７月２０日に、再三の注意にも関わらず、会社の顧客情報を無断でA社に渡した」というようにはっきりと事実を示すことが必要です。理由が不当だったとして後々揉ないようにしっかりと示すためです。

封筒の題に気をつける

最後に郵便を出す際は、「出勤停止処分通知書」などと封筒に書かないことをおすすめします。もし書いてしまうと、その封筒をみて相手が受け取り拒否をする可能性があるためです。受け取り拒否をされてしまうと相手に受け取らせることが今後難しくなるため、「親展」などだけ書いて送るほうが良いでしょう。また、事前に、内容証明郵便送りますなど伝えないほうが良いでしょう。