懲戒解雇に内容証明が有効な理由。また書くときのポイント。

2019年1月16日 2022年9月17日

編集部

従業員を懲戒解雇する際に、内容証明は有効か？

一般的な会社の従業員に対する処分では、

譴責（戒告）→出勤停止→減給→論旨解雇→懲戒解雇

の順番で処分が重くなるのが一般的です。

この中でも懲戒解雇は解雇予告もなく実行され、規則によっては退職金も支払わなかったりと、極めて重い処分になります。横領や、窃盗、長期の無断欠勤など会社の就業規則に違反した場合に行われます。

従業員の権利は、労働基準法で手厚く守られているため、解雇に正当な理由がなかったり、就業規則に違反行為に関する規則が記載されていなければ、無効になる場合もあります。

そのため、しっかりとポイントを抑えて懲戒解雇を所定の手順を行い、懲戒解雇が無効やトラブルにならないようにすることが極めて重要になります。その際に有効となるのが、内容証明郵便を当該従業員に送付するという手段です。

そもそも内容証明郵便とは？

内容証明郵便とは、郵便の一種であり、いつ送付し、どのような内容が記載されているか、相手が受取ったことを日本郵便が証明してくれるという点が他の郵便と大きな違う点になります。

他の郵便と同様に法的な効力はない郵便ですが、内容証明を利用することで、

郵便を「受け取った」とか「受け取っていない」とか、

「受け取った郵便にはそんなことは書かれていなかった」

など根本的なところで争いになることを防ぎ、しっかりと相手に通知したことを証明できます。

懲戒解雇で内容証明を使うメリットは？

解雇することを伝えたと証明できる

内容証明を使用するメリットとしては、まず大きいのは上記でも述べた、解雇する旨をしっかりと相手に伝えたと証明できるという点です。

そもそも、解雇通知を受けた受けていないという根本的なところで争いなることを防ぐことができます。

真剣さが伝わる

次に大きいのは、内容証明というフォーマルな形式で伝えることで相手に対して真剣さを伝えることができます。普通の人は、内容証明を人生で受け取ることなどほとんどないため、このような特殊な郵便が届いた時点でことの重大さを伝えることができます。また、内容証明は裁判になる前に相手との紛争を解決する手段として使われることが多く、内容証明を受けとった側に会社は重大な処分をしたという、事の大きさを伝えることに適しています。

出勤していない場合でも通知できる

また、自宅謹慎などに当該従業員がなっている場合は、内容証明を直接住所宛に郵送することで、解雇予告なしに相手に伝えることができます。これにより、解雇前に従業員がなにか工作することを阻止し即時に実行できます。

裁判になったとしても使用できる

最後のメリットとして、解雇する従業員の間で万が一裁判になった際に、証拠として利用できることです。裁判の論点の中には、「そもそも適切に従業員に通知はされたのか」が大切になりますが、証明する手段として有効です。

内容証明を書く際に気をつけるべきポイントは？

内容証明郵便を書く際に、ポイントが何点かありますので抑えておくと良いでしょう。

就業規則を記載

まずは、今回懲戒に該当する理由になった就業規則をしっかりと述べます。

就業規則の内容までは書く必要はありますせんが、「就業規則第３条により貴殿を懲戒解雇いたします。」のように該当する就業規則を明示することが大切です。というのも、就業規則で定められてないのに、いきなり懲戒解雇するのは難しいからです。

解雇につながる理由を記載

次に、懲戒解雇につながる客観的な事実を述べます。例えば、「貴殿は、令和４年５月１日から令和４年８月２０日までの間に集金した金３６１万円を、当社に入金することなく横領した」というようにはっきりと事実を示すことが必要です。これは、解雇理由が不透明な場合、後々不当な解雇としてもめる可能性があるため、しっかりと示すためです。

封筒の題に気をつける

最後に郵便を出す際は、「解雇通知書」などと封筒に書かないことをおすすめします。もし書いてしまうと、その封筒をみて相手が受け取り拒否をする可能性があるためです。受け取り拒否をされてしまうと相手に受け取らせることが今後難しくなるため、「親展」などだけ書いて送るほうが良いでしょう。事前に、内容証明郵便送りますなど伝えないほうが良いでしょう。