内容証明を使い解雇予告通知書を作成する方法

2019年1月16日 2022年9月17日

編集部

解雇予告通知書を内容証明で行えるのか？

一般的な会社の従業員に対する処分では、

譴責（戒告）→出勤停止→減給→解雇

の順番で重くなるのが一般的です。

この中でも解雇は、会社の規則によっては退職金も支払わなかったりと、極めて重い処分になります。横領や、窃盗、長期の無断欠勤など会社の就業規則に違反した場合に行われます。

従業員の権利は、労働基準法で手厚く守られているため、解雇に正当な理由がなかったり、就業規則に違反行為に関するものが記載されていなければ、無効になる場合もあり、正確に従業に通知されたかも重要になります。しっかりとポイントを抑えて解雇を通知することが必要です。

懲戒解雇の場合は通常予告もなく行われますが、普通解雇の場合は労働基準法第20条により、解雇予告通知書を解雇予定日の３０日以上前に伝える必要があり、解雇予告通知書を内容証明郵便を従業員に送付するということは有効な手順になります。

内容証明郵便とは？

内容証明郵便とは、郵便の一種であり、

いつ送付し、どのような内容が記載されており、相手が受領したことを日本郵便が証明してくれるというのが他の郵便と大きな違う点になります。法的な効力は無い郵便ですが、これがあることで、

郵便を「送った」とか「受け取っていない」とか

「受け取った郵便にはそんなことは書かれていなかった」

など基本的なところで争いになることを防ぎ、しっかりと相手に通知したことを証明できます。

解雇予告通知書を内容証明で行うメリットは？

解雇を通知したと証明できる

内容証明を使用するメリットとしては、まず大きいのは上記でも述べた、解雇する旨をしっかりと相手に伝えたと証明できるという点です。そもそも、解雇予告通知を受けた受けていないという根本的なところで争いなることを防ぐことができます。

真剣さを伝えることできる

次に大きいのは、内容証明というフォーマルな形式で伝えることで相手に対して真剣さを伝えることができます。普通の人は、内容証明を人生の内で受け取ることなどあまりないため、このような特殊な郵便が届いた時点でことの重大さを伝えることができます。通常、内容証明は裁判になる前に相手との紛争を解決する手段としても多く使われるため、内容証明を受けとった側に会社は重大な処分をしたということの多きさを伝えることに適しています。

出勤していない場合でも通知できる

また、自宅謹慎などに従業員がなっており出勤していない場合物理的に文章を手渡しして通知するのは難しくなります。しかし、内容証明郵便を直接住所宛に郵送することできるため、直接会うことなく相手に通知することができます。

裁判になったとしても使用できる

最後に、解雇する従業員の間で万が一裁判になった際に、証拠として利用こともできます。裁判の論点の中には、そもそも適切に従業員に通知はされたのかなどがでてきますが、そこを証明する手段として有効になります。

書く際に気をつけるべきポイントは？

内容証明郵便を書く際に、ポイントが何点かありますので抑えておくと良いでしょう。

就業規則を明示する

まずは、今回懲戒に該当する理由になった就業規則をしっかりと述べます。

就業規則の内容までは書く必要はありますせんが、「就業規則第３条により貴殿を懲戒解雇いたします。」のように就業規則を明示することが大切です。というのも、就業規則で定められてないのに、いきなり解雇するのは難しいことがあるからです。

解雇につながる事実を記載

次に、懲戒解雇につながる客観的な事実を述べます。例えば、「貴殿は、再三の注意にもかかわらず、無断欠勤を繰り返し、現在も当社の出勤勧告にも応じないで30日間無断欠勤をしている」というようにはっきりと事実を示すことが必要です。これは、解雇理由が不透明な場合、後々不当な解雇として揉める可能性があるため、しっかりと示すためです。

３０日以上前に通知する

また、労働基準法により解雇する際には、30日以上前に予告するか、30日分の以上の賃金（解雇予告手当）を支払う必要があります。ですので、通知する際は解雇予定日の30日前以上に通知するのが良いでしょう。

封筒の題に気をつける

最後に郵便を出す際は、「解雇予告通知書」などと封筒に書かないことをおすすめします。もし、書いてしまうとその封筒をみて、相手が受け取り拒否をする可能性があるためです。受け取り拒否をされてしまうとなかなか相手に受け取らせることが今後難しくなるため、「親展」などだけ書いて送るほうが良いでしょう。同様に相手に、内容証明郵便送りますなど伝えないほうが良いでしょう。