内容証明郵便には郵便局から送る方法と、インターネットからe内容証明のサイトを使って送る２つの方法があります。それぞれで求められる書式は大きく異なり、誤った書式だと送付を受け付けてもらえません。
普段手紙を書く際には気にしないような、特殊なルールもありしっかりと確認することが重要です。特に、郵便局から送る際の書式は複雑ですので注意が必要してください。
この記事では、それぞれの書き方を説明し読み終わったあとには、書式を理解できるよう努めています。 どちらからか送るか決まっている場合は、そのパートだけご覧ください。
目次
郵便局の書式
字数・行数の制限
郵便局で 内容証明を出す場合には、縦書きと横書きでそれぞれ字数と行数の制限があります。制限を超えないようにしましょう。
〠縦書きの場合
- 1行20字以内、1枚26行以内
〠横書きの場合
- 1行20字以内、1枚26行以内
- 1行13字以内、1枚40行以内
- 1行26字以内、1枚20行以内
字数の計算方法
記号は原則１文字としてカウントします。
- ％ ・・・・・（１文字）
- ￥ ・・・・・（１文字）
しかし、次のような２つの文字が合わさってできた記号は２文字としてカウントします。
- m2 ・・・・・（２文字）
- kg ・・・・・（２文字）
また括弧のカウントの仕方にもルールがあります。括弧はセットで１文字としてカウントします。しかし、括弧の途中で改行がある場合は、先括弧の属する行の字数に算入します
- （明日は晴れる） ・・・・・（７文字）
- （明日は ・・・・・（４文字）
晴れる） ・・・・・（３文字）
円、三角形、四角形等の簡単な枠で囲んだものは、それ自体1字としてカウントします。
- ⑤ ・・・・・（２文字）
- ⑩ ・・・・・（３文字）
ただし、文中の序列を示す記号として使用されているものについては、全体として1字と計算します。
- ①背景の説明 ・・・・・（６文字）
- ②要求内容 ・・・・・（５文字）
下線
最後に、 文字や記号に傍点や下線等は１字としてはカウントしません。
- 5月1日までに ・・・・・（７文字）
より詳しい内容は郵便局ホームページにてご確認いただけます。
e内容証明の書式
e内容証明は日本郵便指定のWordファイルの雛形しか受けつけません。その雛形をつかっている限り特に書式を気にすることはありませんが、下記点には注意が必要です。雛形はこちらからダウンロードできます。
〠文字ポイントサイズ
- 10.5ポイント以上145ポイント以下
〠 図・表
- 使用できません
〠文字の装飾
- 太字・斜体のみのサポート（その他装飾はエラーとなります。）
その他のより詳細は、郵便局のホームページで確認できます。
書式を気にせず書けるサイト
ご紹介したとおり、郵便局から出す場合も、e内容証明から出す場合で指定された書式に気をつけなければいけません。
しかし、一から覚えるのは大変なので、内容証明を作成するサイトである内容証明オンラインをうまく利用することができます。書式に準拠した形でワードでダウンロードすることができます。
内容証明オンライン では、内容証明を書いたことがなくても２５０を超えるテンプレートが用意されているので、テンプレートの内容を真似て書くことができます。すべてのテンプレートは無料で利用できます。
また、文章は作ったが、e内容証明の手続は、クレジットカードの情報入力などあり、面倒であるとお感じになる方は、送付のみの代行を依頼したければ内容証明オンラインに５,９８０円で依頼することもできます。
なお、プロの法律家に内容証明の文案作成を頼むと、費用は掛かりますが、次のようなメリットがあります。
①事案に関連する契約書や書簡等の関係文書のチェックもしてくれます
②民法やその他関連する法律や条例の条文も正しく適用して必要な請求をしてくれます
③説得力があり、しかも相手方が異論を申し立てることの無い必要十分な法的文書を作成してくれます
必要な場合は、内容証明オンライン https://lp.naiyoo.jp/ ☎050-6871-3893にご用命下さい。
